Do obowiązków pracownika należy wspieranie Działu Technicznego w bieżącej działalności, w szczególności w zakresie obsługi administracyjno-biurowej, sporządzania dokumentacji, prowadzenia korespondencji oraz realizacji zadań związanych z administrowaniem lokalami i budynkami komunalnymi.
1. Obsługa kancelaryjno-biurowa i korespondencja
- sporządzanie pism urzędowych, zawiadomień, odpowiedzi na zapytania oraz korespondencji wychodzącej Działu Technicznego,
- dbałość o prawidłowe archiwizowanie dokumentów zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
2. Przygotowywanie umów, aneksów i dokumentów prawnych
- sporządzanie projektów umów dotyczących zamówień na roboty budowlane lub usługi,
- przygotowywanie aneksów do obowiązujących umów,
- kompletowanie dokumentacji niezbędnej do zawarcia umów oraz weryfikowanie jej poprawności formalno-prawnej,
- monitorowanie terminów obowiązywania umów i ich wygasania,
- współpraca z obsługą prawną Zakładu.
3. Zamówienia publiczne
- sporządzanie wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na potrzeby Działu Technicznego,
- przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia, szacowanie wartości zamówienia we współpracy z pracownikami merytorycznymi,
- monitorowanie terminów realizacji umów zawartych w wyniku postępowań o zamówienie publiczne,
- przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wewnętrznych regulaminów udzielania zamówień.
4. Udostępnianie lokali
- udostępnianie lokali komunalnych na potrzeby przeglądów technicznych, wizji lokalnych oraz w innych uzasadnionych przypadkach,
- koordynowanie terminów wejść do lokali z wykonawcami robót oraz pracownikami technicznymi,
- informowanie najemców o planowanych wejściach do lokali z zachowaniem wymaganego wyprzedzenia i formy prawnej.
5. Przyjmowanie zgłoszeń
- przyjmowanie zgłoszeń od najemców, użytkowników lokali oraz innych podmiotów dotyczących usterek, awarii, remontów i innych spraw technicznych,
- rejestrowanie zgłoszeń w systemie lub rejestrze zgłoszeń i przekazywanie ich do właściwych pracowników technicznych lub wykonawców,
- monitorowanie statusu realizacji zgłoszeń i informowanie wnioskodawców o postępie ich rozpatrywania,
- prowadzenie rejestru zgłoszeń oraz terminowości ich realizacji,
- obsługa klientów w zakresie przyjmowania zgłoszeń telefonicznie, mailowo, osobiście oraz za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji.
6. Sprawozdawczość i zestawienia
- opracowywanie sprawozdań z działalności Działu Technicznego w zakresie zleconym przez kierownika działu,
- sporządzanie zestawień i analiz dotyczących stanu technicznego zasobu, realizacji remontów oraz innych wskaźników na bieżące potrzeby,
- przygotowywanie danych statystycznych na potrzeby sprawozdań zewnętrznych składanych do organów administracji publicznej,
- aktualizowanie zbiorczych zestawień dotyczących lokali i budynków komunalnych,
- sporządzanie zestawień zleceń, faktur i kosztów na żądanie przełożonego lub na potrzeby kontroli wewnętrznej.
Wymagane wykształcenie wyższe (tytuł licencjata, inżyniera lub magistra) na jednym z kierunków oraz 3 letni staż pracy:
- administracja,
- prawo,
- ekonomia lub finanse i rachunkowość,
- gospodarka nieruchomościami,
- gospodarka przestrzenna,
- budownictwo (mile widziane).
- Znajomość przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
- Znajomość przepisów ustawy Prawo budowlane,
- Znajomość przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego.
- Umiejętność redagowania pism urzędowych, umów i dokumentów administracyjno-prawnych,
- Biegła obsługa pakietu MS Office (Word, Excel) oraz urządzeń biurowych,
- Zdolności organizacyjne, skrupulatność i umiejętność pracy pod presją czasu,
- Wysoka kultura osobista i umiejętność komunikacji z interesantami oraz kontrahentami.
1) list motywacyjny,
2) życiorys zawodowy – curriculum vitae,
3) kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe oraz staż pracy,
4) kopie dyplomów lub świadectw potwierdzających wykształcenie,
5) kopie zaświadczeń/dokumentów o ukończonych kursach lub szkoleniach,
6) inne dokumenty, które kandydat uważa za istotne w procesie rekrutacji na przedmiotowe stanowisko,
7) kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
8) oświadczenie o braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu,
9) oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z
pełni praw publicznych,
10) oświadczenie stwierdzające zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku,
11) oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 6 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119.1 z dnia 04.05.2016r.),
12) oświadczenie potwierdzające posiadanie obywatelstwa polskiego.
Dokumenty należy składać lub przesłać w terminie:
Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać w formie elektronicznej lub pisemnej w Zakładzie Lokali i Budynków Komunalnych z siedzibą przy ul. Cichej 5 w Olsztynie, do dnia 30.04.2026 r., w przypadku składania ofert drogą pocztową za termin jej złożenia uznaje się dzień otrzymania dokumentów aplikacyjnych przez Zakład Lokali i Budynków Komunalnych.
Na kopercie należy umieścić dopisek: ”Dotyczy naboru na stanowisko Inspektora ds. obsługi administracyjnej Działu Technicznego (m/k)”.
Aplikacje, które wpłyną do ZLiBK po wyżej określonym terminie lub bez kompletu wymaganych dokumentów nie będą rozpatrywane. Informacja o wynikach naboru będzie umieszczona na stronie www.praca.olsztyn.eu oraz na stronie internetowej Zakładu Lokali i Budynków Komunalnych zlibk.olsztyn.eu
Wynagrodzenie brutto: 6200 zł brutto + dodatek stażowy zgodnie z Ustawą o pracownikach samorządowych
Kandydaci zakwalifikowani zostaną zaproszeni na rozmowę wstępną.
Informacja o warunkach pracy na stanowisku:
- miejsce pracy: ul. Cicha 5, 10-313 Olsztyn,
- wymiar czasu pracy: 8 godzin na dobę, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- usytuowanie stanowiska pracy: budynek wielokondygnacyjny, schody,
- praca przy stanowisku komputerowym.
W miesiącu poprzedzającym opublikowanie ogłoszenia o naborze wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Zakładzie Lokali i Budynków Komunalnych w Olsztynie w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych wynosił mniej niż 6%.
Klauzula informacyjna
Kandydaci do pracy
Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, informuję, iż:
- Administratorem Pana/ Pani danych osobowych jest Zakład Lokali i Budynków Komunalnych z siedzibą w Olsztynie, przy ul.: Cicha 5, 10-313 Olsztyn, NIP: 739-33-82-811, REGON: 519-58-39-59, e- mail: zlibk@zlibk.olsztyn.eu .
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@zlibk.olsztyn.eu lub pod adresem Administratora wskazanym w ust 1.
- Przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych jest niezbędne w celu: oceny Pani/Pana kwalifikacji do pracy oraz oceny zdolności i umiejętności potrzebnych do pracy na rekrutowanym stanowisku;
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jako niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z art. 221 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tj. Dz.U.2018.917 ze zm.) zwanej dalej „Kodeksem pracy” oraz przepisów wykonawczych do ww. ustawy, w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, w zakresie następujących danych: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 221a Kodeksu pracy, tj. dobrowolnej zgody kandydata na przetwarzanie danych osobowych w zakresie danych innych niż wskazane w ust. powyżej i niewymaganych w dokumentach aplikacyjnych, przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach;
- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:
- podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności dostawcy zewnętrznych systemów wspierających Zakład w jego działalności, w tym przez Centrum Informatycznych Usług Wspólnych Olsztyna, ul.: 1 Maja 18/19 lok. 21, 10-118 Olsztyn;
- inne organy lub podmioty upoważnione na podstawie odrębnych przepisów;
- Obowiązek podania przez Pana/Panią danych osobowych wynika z przepisów prawa (dotyczy danych osobowych przetwarzanych na podstawie art. 221 §1 Kodeksu pracy). Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości wzięcia udziału w procesie rekrutacji. Podanie danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) jest dobrowolne.
- Pani/Pana dane osobowe w przypadku nie zawarcia umowy o prace, będą przechowywane przez okres 3 miesięcy od dnia ogłoszenia wyników lub do czasu odwołania zgody w zakresie danych przetwarzanych na jej podstawie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), po czym zostaną zniszczone.
- Pana/ Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/ organizacji międzynarodowej.
- Przysługuje Panu/ Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu w przypadkach wskazanych w RODO.
- Ma Pan/ Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pan/ Pani, iż przetwarzanie danych osobowych Pana/ Pani dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
- Dane udostępnione przez Pana/ Panią nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.
Aplikuj na tę ofertę
Rejestr zmian
| Imię i nazwisko | Typ operacji | Data |
|---|---|---|
| Monika Myślińska | Create | 2026-04-15 09:12:46 |
| Monika Myślińska | Update | 2026-04-20 12:32:09 |
| Monika Myślińska | Update | 2026-04-20 12:30:22 |