Elektroniczna rekrutacja do pracy
w Gminie Olsztyn

Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Olsztyna

nabór na stanowisko kierownika gospodarczego w Pałacu Młodzieży Olsztyn

A- A+
Miejska jednostka organizacyjna:
Pałac Młodzieży im. Orląt Lwowskich w Olsztynie
Nazwa stanowiska:
kierownik gospodarczy
Data opublikowania:
02-09-2026
Wymiar i liczba etatów:
1 etat
Obowiązki:
  • Opracowywanie pism, informacji, zestawień i korespondencji dotyczącej spraw gospodarczych, technicznych i administracyjnych na potrzeby Dyrektora.
  • Przygotowywanie projektów pism i dokumentów związanych z realizacją powierzonych zadań.
  • Zabezpieczanie dokumentów, ich segregowanie, porządkowanie, archiwizowanie oraz czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentacji.
  • Tworzenie, przetwarzanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zawierającej dane osobowe w sposób uniemożliwiający dostęp do niej osobom nieupoważnionym.
  • Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych oraz zasad poufności informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.
  • Prawidłowe użytkowanie urządzeń komputerowych, systemów informatycznych i urządzeń biurowych niezbędnych do realizacji zadań.
  • Obsługa systemów informatycznych wykorzystywanych w placówce, w szczególności Mdok, KSeF, KSAT, Bufor oraz innych systemów wskazanych przez Dyrektora.
  • Prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów związanych z zakupami, usługami, remontami i gospodarką placówki.
  • Składanie i obsługa wniosków zakupowych w systemach elektronicznych.
  • Odbiór, weryfikacja i właściwy opis faktur oraz innych dokumentów księgowych dotyczących realizowanych zakupów i usług.
  • Przekazywanie dokumentów do właściwych komórek organizacyjnych oraz dbanie o ich terminowy obieg i zatwierdzanie.
  • Współpraca z księgowością w zakresie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych i gospodarczych.
    1. Gospodarka inwestycyjno-remontowa
  • Prowadzenie i koordynowanie gospodarki inwestycyjno-remontowej placówki.
  • Bieżące monitorowanie stanu technicznego budynków, pomieszczeń, instalacji, urządzeń i infrastruktury placówki.
  • Prowadzenie okresowych przeglądów stanu technicznego budynku, terenów przyległych i infrastruktury technicznej.
  • Określanie potrzeb w zakresie bieżącej konserwacji, napraw, remontów i modernizacji.
  • Przygotowywanie dla Dyrektora informacji i wniosków dotyczących konieczności wykonania prac remontowych i inwestycyjnych.
  • Przygotowywanie propozycji planów remontów i inwestycji.
  • Udział w opracowywaniu projektu planu zakupów inwestycyjnych i eksploatacyjnych placówki.
  • Przygotowywanie, w zakresie powierzonych kompetencji, projektów umów i zleceń na wykonanie prac remontowych, konserwacyjnych i usług.
  • Przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do realizacji remontów i napraw, zgodnie z obowiązującymi procedurami.
  • Nadzór nad prawidłowym, terminowym i zgodnym z umową przebiegiem prac remontowych, naprawczych i konserwacyjnych.
  • Kontrola jakości wykonywanych prac.
  • Kontrola zgodności wykonywanych prac z zakresem określonym w umowach, zleceniach i protokołach.
  • Uczestniczenie w komisjach odbioru wykonanych prac remontowych, inwestycyjnych i usług.
  • Sporządzanie lub udział w sporządzaniu protokołów odbioru prac.
  • Zgłaszanie Dyrektorowi stwierdzonych nieprawidłowości w realizacji prac przez wykonawców.
  • Nadzór nad usuwaniem usterek i wad ujawnionych podczas odbioru lub w okresie gwarancyjnym.
  • Prowadzenie dokumentacji związanej z remontami, konserwacją i inwestycjami.
  • Prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentacji obiektu budowlanego, w tym księgi obiektu budowlanego, w zakresie powierzonych obowiązków i kompetencji.
  • Monitorowanie terminów obowiązkowych przeglądów technicznych budynku, instalacji i urządzeń.
  • Nadzorowanie realizacji zaleceń wynikających z przeglądów i kontroli technicznych.
    1. Gospodarka majątkiem i inwentarzem
  • Prowadzenie ewidencji własności ruchomej i nieruchomej placówki w zakresie powierzonych obowiązków.
  • Prowadzenie i aktualizowanie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wyposażenia oraz przedmiotów nietrwałych i drobnych.
  • Udział w planowaniu i realizacji zakupów wyposażenia i inwentarza placówki.
  • Zapewnienie właściwego rozmieszczenia, oznakowania i użytkowania wyposażenia.
  • Monitorowanie stanu technicznego wyposażenia i majątku placówki.
  • Prowadzenie bieżącej kontroli eksploatacji majątku placówki.
  • Wnioskowanie do Dyrektora o zakup, wymianę, naprawę, wycofanie z użytkowania lub likwidację składników majątku.
  • Nadzorowanie terminowego przeprowadzania okresowych spisów i kontroli składników majątkowych.
  • Nadzorowanie dokumentowania przedmiotów zużytych, uszkodzonych lub przeznaczonych do likwidacji.
  • Ścisła współpraca z komisją inwentaryzacyjną placówki.
  • Udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.
  • Wyjaśnianie, w zakresie powierzonych kompetencji, rozbieżności stwierdzonych podczas inwentaryzacji.
  • Dbanie o właściwe zabezpieczenie majątku placówki przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zagubieniem i kradzieżą.
  • Dokonywanie okresowych kontroli zabezpieczenia pracowni, magazynów, pomieszczeń administracyjnych i innych pomieszczeń placówki.
  • Podejmowanie działań mających na celu ograniczenie ryzyka utraty lub uszkodzenia mienia.
    1. Zaopatrzenie placówki
  • Organizowanie i nadzorowanie zaopatrzenia placówki w materiały i wyposażenie niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania.
  • Zaopatrywanie placówki w:
  • środki czystości,
  • materiały gospodarcze,
  • materiały biurowe,
  • materiały techniczne,
  • odzież roboczą i ochronną,
  • środki ochrony indywidualnej,
  • materiały i wyposażenie niezbędne do realizacji zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych – w zakresie powierzonych kompetencji.
  • Monitorowanie poziomu zapasów materiałów.
  • Przygotowywanie zapotrzebowania na zakup materiałów i wyposażenia.
  • Udział w planowaniu zakupów.
  • Kontrola zgodności dostarczonych towarów z zamówieniem.
  • Potwierdzanie odbioru dostaw w zakresie posiadanych uprawnień.
  • Dbanie o właściwe przechowywanie materiałów i wyposażenia.
  • Racjonalne gospodarowanie materiałami i środkami pracy.
    1. Zamówienia publiczne i proces zakupowy
  • Prowadzenie dokumentacji dotyczącej zakupów i zamówień realizowanych na potrzeby placówki.
  • Przygotowywanie dokumentacji zakupowej zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami wewnętrznymi.
  • Udział w przygotowywaniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie powierzonych zadań.
  • Udział w pracach komisji przetargowej, zgodnie z powierzeniem przez Dyrektora.
  • Przygotowywanie zapytań ofertowych i dokumentacji związanej z rozeznaniem rynku – zgodnie z obowiązującymi procedurami.
  • Analizowanie ofert w zakresie formalnym i rzeczowym, zgodnie z powierzonym zakresem.
  • Przygotowywanie projektów umów i zleceń dotyczących dostaw, usług, remontów i prac konserwacyjnych.
  • Monitorowanie realizacji zawartych umów i zleceń.
  • Kontrola terminowości realizacji dostaw i usług.
  • Potwierdzanie wykonania usług i dostaw w zakresie posiadanych kompetencji.
  • Współpraca z księgowością przy rozliczaniu zakupów i usług.
    1. KSeF, KSAT, Mdok, Bufor i elektroniczny proces zakupowy
  • Prowadzenie procesu zakupowego w wersji elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi w placówce procedurami.
  • Składanie elektronicznych wniosków zakupowych.
  • Monitorowanie statusu składanych wniosków.
  • Odbiór dokumentów elektronicznych związanych z realizowanymi zakupami.
  • Odbiór i weryfikacja faktur w KSeF w zakresie powierzonych obowiązków.
  • Sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym i rzeczowym.
  • Opisywanie faktur zgodnie z obowiązującymi zasadami.
  • Przekazywanie faktur do dalszej akceptacji i dekretacji.
  • Wprowadzanie i obsługa dokumentów w systemach KSAT i Bufor, zgodnie z zakresem uprawnień.
  • Monitorowanie prawidłowego obiegu dokumentów zakupowych aż do ich zatwierdzenia i przekazania do księgowości.
  • Współpraca z głównym księgowym oraz pracownikami odpowiedzialnymi za zatwierdzanie dokumentów finansowych.
    1. Gospodarka energią i mediami
  • Nadzór i kontrola nad właściwą gospodarką energią elektryczną, cieplną, wodą oraz innymi mediami wykorzystywanymi przez placówkę.
  • Monitorowanie zużycia mediów.
  • Analizowanie zwiększonego lub nietypowego zużycia.
  • Podejmowanie działań mających na celu racjonalizację zużycia energii i wody.
  • Informowanie Dyrektora o awariach i nieprawidłowościach mogących powodować zwiększone koszty.
  • Współpraca z dostawcami mediów oraz podmiotami wykonującymi konserwację instalacji.
  1. BHP, ochrona przeciwpożarowa i stan sanitarny
  • Czuwanie nad zapewnieniem właściwego stanu sanitarno-higienicznego placówki.
  • Czuwanie nad przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
  • Współpraca ze służbą BHP oraz osobami odpowiedzialnymi za ochronę przeciwpożarową.
  • Prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa przeciwpożarowego w zakresie powierzonych obowiązków.
  • Monitorowanie terminów przeglądów urządzeń przeciwpożarowych i instalacji.
  • Dbanie o właściwe oznakowanie dróg ewakuacyjnych i wyjść ewakuacyjnych.
  • Kontrolowanie dostępności i właściwego stanu wyposażenia przeciwpożarowego.
  • Dokonywanie okresowych kontroli bezpieczeństwa pomieszczeń i pracowni.
  • Niezwłoczne informowanie Dyrektora o stwierdzonych zagrożeniach.
  • Podejmowanie działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych zagrożeń – w granicach posiadanych kompetencji.
  • Nadzorowanie właściwego przechowywania środków chemicznych i gospodarczych.
  1. Utrzymanie porządku i czystości
  • Organizowanie i nadzorowanie prac związanych z utrzymaniem czystości w budynku oraz na terenach przyległych.
  • Kontrolowanie jakości wykonywania prac porządkowych.
  • Opracowywanie i monitorowanie harmonogramów prac porządkowych i gospodarczych.
  • Nadzór nad właściwym wykorzystaniem środków czystości.
  • Dbanie o właściwe przechowywanie środków czystości i środków chemicznych.
  • Nadzór nad utrzymaniem porządku na zewnątrz budynku, w tym na terenie posesji, ciągach komunikacyjnych i terenach zielonych.
  • Organizowanie prac związanych z przygotowaniem placówki do uroczystości, wydarzeń, rozpoczęcia i zakończenia roku szkolnego oraz innych przedsięwzięć.
  1. Nadzór nad pracownikami obsługi
  • Organizowanie i kontrolowanie pracy pracowników obsługi.
  • Przydzielanie zadań w ramach posiadanych kompetencji i ustalonej organizacji pracy.
  • Kontrolowanie terminowego i prawidłowego wykonywania powierzonych zadań.
  • Nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników zasad BHP, ppoż. i regulaminów obowiązujących w placówce.
  • Kontrola jakości wykonywania prac porządkowych, gospodarczych i technicznych.
  • Organizowanie pracy w przypadku nieobecności pracowników obsługi, zgodnie z decyzjami Dyrektora.
  • Zgłaszanie Dyrektorowi uwag dotyczących organizacji pracy oraz funkcjonowania pracowników obsługi.
  • Wnioskowanie o nagrody, wyróżnienia lub podjęcie działań organizacyjnych wobec pracowników – zgodnie z kompetencjami Dyrektora.
  • Dbanie o właściwe wyposażenie pracowników obsługi w niezbędne środki pracy i ochrony.
  1. Konserwacja i utrzymanie urządzeń
  • Nadzór nad bieżącą konserwacją pomieszczeń, maszyn, urządzeń i wyposażenia placówki.
  • Nadzór nad terminowym wykonywaniem napraw i konserwacji.
  • Kontrola stanu technicznego urządzeń wykorzystywanych w placówce.
  • Zgłaszanie potrzeby wykonania napraw, przeglądów lub wymiany urządzeń.
  • Nadzór nad prawidłową eksploatacją maszyn i urządzeń przez pracowników.
  • Dbanie o terminowe wykonywanie wymaganych przeglądów i konserwacji.
  • Prowadzenie dokumentacji dotyczącej napraw i konserwacji.
  1. Dokumentacja i sprawozdawczość
  • Kierownik gospodarczy:
  • Prowadzi dokumentację dotyczącą powierzonych zadań.
  • Sporządza zestawienia, wykazy, protokoły i informacje wymagane przez Dyrektora.
  • Przygotowuje dokumentację dotyczącą remontów, zakupów, majątku, wyposażenia, przeglądów i konserwacji.
  • Monitoruje terminy realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa i wewnętrznych procedur.
  • Przekazuje Dyrektorowi informacje o stanie realizacji powierzonych zadań.
  • Niezwłocznie informuje Dyrektora o awariach, zagrożeniach, brakach, uszkodzeniach majątku oraz innych zdarzeniach mogących mieć wpływ na funkcjonowanie placówki.
Wymagania niezbędne:
  1. posiadanie obywatelstwa polskiego,
  2. pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystania z pełni praw publicznych,
  3. wykształcenie i staż pracy – wykształcenie średnie lub wyższe umożliwiające wykonywanie zadań na stanowisku i co najmniej trzyletni staż pracy,
  4. niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
  5. stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na proponowanym stanowisku,
  6. nieposzlakowana opinia,
Wymagania dodatkowe:
  1. dyspozycyjność i terminowość,
  2. umiejętność redagowania pism,
  3. umiejętność samodzielnej organizacji pracy,
  4. sumienność, dokładność, odpowiedzialność,
  5. umiejętność rozwiązywania problemów,
  6. umiejętność nawiązywania kontaktów i współpracy z instytucjami zewnętrznymi,
  7. umiejętność stosowania odpowiednich przepisów,
  8. umiejętność obsługi komputera w zakresie pakietu biurowego,
Umiejętności:
  1. dyspozycyjność i terminowość,
  2. umiejętność redagowania pism,
  3. umiejętność samodzielnej organizacji pracy,
  4. sumienność, dokładność, odpowiedzialność,
  5. umiejętność rozwiązywania problemów,
  6. umiejętność nawiązywania kontaktów i współpracy z instytucjami zewnętrznymi,
  7. umiejętność stosowania odpowiednich przepisów,
  8. umiejętność obsługi komputera w zakresie pakietu biurowego,
Wymagane dokumenty i oświadczenia:
  1. list motywacyjny,
  2. CV z dokładnym opisem przebiegu pracy zawodowej,
  3. wypełniony kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie,
  4. dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje i umiejętności,
  5. kserokopie świadectw pracy,
  6. oświadczenie kandydata o braku prawomocnego skazania za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe,
  7. oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych,
  8. oświadczenie kandydata o braku przeciwskazań zdrowotnych do zajmowanego stanowiska,
  9. klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby postępowania związanego z procesem rekrutacji, o następującej treści:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych, którym jest Dyrektor Pałacu Młodzieży im. Orląt Lwowskich
w Olsztynie, ul. Emilii Plater 3, 10-562 Olsztyn.

Podaję dane osobowe dobrowolnie i oświadczam, że są one zgodne z prawdą.

Zapoznałem/am się z treścią klauzuli informacyjnej, w tym z informacją o celu
i sposobach przetwarzania danych osobowych oraz prawie dostępu do treści swoich danych i prawie do ich sprostowania, usunięcia  lub ograniczenia przetwarzania oraz prawie do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie”.

Termin składania ofert:
09-09-2026
Miejsce składania ofert:
Termin złożenia ofert upływa z dniem 9 września 2026r
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
1) Oferty należy składać w zamkniętej kopercie w sekretariacie Pałacu Młodzieży przy ulicy Piastowskiej 13 w Olsztynie z dopiskiem „Oferta pracy na stanowisko kierownika gospodarczego”. O zachowaniu terminu decyduje data i godzina wpływu dokumentów do sekretariatu.
Dokumenty kandydata, który zostanie wyłoniony w procesie rekrutacji dołącza się do jego akt osobowych. Złożonych dokumentów placówka nie zwraca. Dokumenty nieodebranie po upływie 14 dni od dnia rozstrzygnięcia naboru zostaną komisyjnie zniszczone.
Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Pałacu Młodzieży.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu: 512 225 433
Informacje dodatkowe:

Dokumenty aplikacyjne: list motywacyjny i CV powinny być podpisane i opatrzone klauzulą: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018r.: o ochronie danych osobowych (Dz.U., z 2018r poz.1000) oraz Ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2016r. poz.902, z 2017r. poz.60, 1930)

Dokumenty przedkładane w formie kopii winny być potwierdzone przez kandydata klauzulą „ za zgodność z oryginałem”.

Dokumenty można również przesłać na adres email: sekretariat@palac.olsztyn.eu

Wysokość wynagrodzenia:

- 5 200,00 zł wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek funkcyjny w wysokości 500,00 zł

- dodatek za wieloletnią pracę tzw. „stażowe” (od 5% do 20 %)

- nagroda jubileuszowa  - zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka” - zgodnie z ustawą o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.

 

Wykaz zawodów:
kierownicy w instytucjach społecznych i kultury


Aplikuj na tę ofertę

Rejestr zmian