Elektroniczna rekrutacja do pracy
w Gminie Olsztyn

Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Olsztyna

OBSŁUGA SEKRETARIATU/ Pracownik ds. obsługi administracyjno - biurowej

A- A+
Miejska jednostka organizacyjna:
Olsztyński Park Naukowo-Technologiczny
Nazwa stanowiska:
OBSŁUGA SEKRETARIATU/ Pracownik ds. obsługi administracyjno - biurowej
Data opublikowania:
24-03-2025
Wymiar i liczba etatów:
1
Obowiązki:
  1. Prowadzenie sekretariatu OPN-T.
  2. Obsługa klientów jednostki (bezpośrednia, elektroniczna, telefoniczna).
  3. Prowadzenie ewidencji czasu pracy i urlopów pracowników.
  4. Wsparcie w zakresie obsługi administracyjnej Rady Naukowej.
  5. Wsparcie w przygotowaniu upoważnień i pełnomocnictw Dyrektora do załatwienia spraw w jego imieniu oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie.
  6. Prowadzenie rejestru pism przychodzących i wychodzących oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentów, zgodny z Instrukcją Kancelaryjną.
  7. Prowadzenie korespondencji z jednostką nadrzędną oraz innymi jednostkami miejskimi przy użyciu systemu elektronicznego obiegu dokumentów – Mdok.
  8. Prowadzenie korespondencji z instytucjami, urzędami, jednostkami IOB jednostkami IGO oraz innymi.
  9. Prowadzenie procesu rekrutacji i obsługi przedsiębiorców w OPN-T w odniesieniu do wirtualnego biura.
  10. Prowadzenie spraw z zakresu organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków;
  11. Prowadzenie rejestrów kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.
  12. Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników.
  13. Współpraca z innymi działami organizacyjnymi OPN-T i samodzielnymi stanowiskami pracy.
  14. Opracowanie Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) w zakresie zakupów artykułów niezbędnych do funkcjonowania OPN-T.
  15. Zaopatrzenie jednostki pod względem materiałów biurowych i socjalnych.
  16. Obsługa najmu sal konferencyjnych, w tym prowadzenie rejestru wynajmu.
Wymagania niezbędne:
  1. obywatelstwo polskie,
  2. wykształcenie wyższe
  3. niekaralność, tj. osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
  4. posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
  5. umiejętność obsługi urządzeń biurowych, 
  6. znajomość pakietu MS Office
Wymagania dodatkowe:
  1. doświadczenie w pracy o podobnym zakresie obowiązków
  2. umiejętność samodzielnej organizacji pracy,
  3. znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
  4. systematyczność i dokładność,
  5. komunikatywność,
  6. wysoka kultura osobista,
  7. dyspozycyjność używania samochodu własnego do celów służbowych.
Umiejętności:
  1. terminowość i dokładność,
  2. umiejętność pracy w zespole,
  3. komunikatywność,
  4. chęć podnoszenie kwalifikacji,
  5. kultura osobista
Wymagane dokumenty i oświadczenia:
  1. curriculum vitae,
  2. list motywacyjny,
  3. kserokopie dokumentów poświadczających wykształcenie,
  4. kserokopie świadectw pracy,
  5. kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach,
  6. referencje,
  7. wypełniony kwestionariusz osobowy (załącznik),
  8. oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności  prawnych  i korzystaniu z pełni praw publicznych oraz, że nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
  9. oświadczenie, że kandydat nie był prawomocnie skazany za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządowi terytorialnemu, przeciwko wiarygodności dokumentów
Termin składania ofert:
07-04-2025
Miejsce składania ofert:
Olsztyński Park Naukowo - Technologiczny
Informacje dodatkowe:

Dodatkowe informacje można uzyskać u Z-cy Dyrektora  ul. Trylińskiego 2, pok. 120, tel. 89/612-05-05
Wszelkie informacje w sprawach rekrutacji, w tym o spełnieniu bądź nie, wymogów formalnych, można uzyskać j/w.
Informacja o rozstrzygnięciu naboru będzie podana do publicznej wiadomości na stronie https://opnt.olsztyn.eu/

Przewiduje się zatrudnienie na zastępstwo z możliwością późniejszego przedłużenia umowy.

Warunki pracy na danym stanowisku pracy:
- usytuowanie stanowiska pracy: budynek dwukondygnacyjny, winda, schody,
- praca przy stanowisku komputerowym, wymagająca wysokiego stopnia samodzielności,
 a także bezpośredniego i telefonicznego kontaktu z pracownikami innych komórek  jednostki , Urzędu Miasta oraz jednostek organizacyjnych Miasta Olsztyna,
- częste kontakty z interesantami.
W miesiącu poprzedzającym upublicznienie ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miasta Olsztyna, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych wynosił mniej niż 6%.

Wykaz zawodów:


Aplikuj na tę ofertę

Rejestr zmian